Intelligent

Business Intelligence:

Bukan Sembarang ‘Intel’ Korporat

Penggunaan piranti lunak business intelligence kini semakin berkembang. Apa saja keuntungannya bagi perusahaan? Pertimbangan apa saja yang diperlukan sebelum membeli?

Seorang chief operating office (COO) sebuah perusahaan ritel memulai kesibukan rutinnya seperti biasa. Setelah duduk di kursinya, ia pun segera menyeruput secangkir kopi hangat yang dihidangkan sekretarisnya dan menghidupan notebook-nya. Sesaat kemudian, layar notebook-nya tampil layaknya “dasbor digital” yang berisi ringkasan data grafis dan numeris yang memperlihatkan kondisi perusahaannya secara real-time. Sepintas, semuanya tampak lancar sampai akhirnya ia memperhatikan ada sebuah tombol indikator berkedip-kedip memancarkan warna merah menyala.
“Ada masalah di distribusi,” pikir sang COO. Ia pun mengklik indikator merah tersebut, menggali informasi lebih dalam lagi untuk mencari akar masalahnya. Sesaat kemudian ia pun menemukan penyebabnya. Rupanya, salah satu toko mengalami kekurangan stok barang tertentu akibat lonjakan permintaan yang tak terduga sebelumnya. Sementara persediaan barang di gudang terdekat pun sudah menipis. Untuk mengantisipasi hal itu, sang COO pun kembali menggali informasi lokasi penyimpanan mana yang masih memiliki stok memadai.
Ah, ketemu sudah! Ia pun segera menelepon manajer gudang untuk segera mengirimkan stok ke lokasi yang membutuhkannya. Semua proses berlangsung cepat, dan kopi sang COO pun masih hangat. “Coba bayangkan, jika semuanya harus dilakukan secara manual,” begitu pikir sang COO sambil menyeruput kopinya lagi dengan santai.

Ilustrasi di atas menunjukkan betapa informasi yang tepat guna menjadi sesuatu yang sangat penting, khususnya bagi para pengambil keputusan. Setelah menghabiskan waktu bertahun-tahun menggulirkan aplikasi enterprise resource planning (ERP) yang kompleks dan mahal, banyak perusahaan yang kini mengandalkan setumpukan data masif, yang sebagian besar berupa data transaksi yang bersifat mentah. Untuk menyaring informasi terpenting dari database ini – dan membuat kalkulasi yang bisa menjadi dasar pengambilan keputusan manajerial – berbagai perusahaan kini jamak memanfaatkan solusi business intelligence (BI).

Business intelligence dikategorikan sebagai aplikasi dan teknologi untuk mengumpulkan, menyimpan, menganalisis dan menyediakan akses ke data guna membantu penggunanya mengambil keputusan bisnis secara lebih baik. Aplikasi ini mencakup aktivitas sistem pendukung keputusan, query, reporting, online analytical processing (OLAP), statistical analysis, forecasting, dan data mining. Singkat kata, BI dibutuhkan untuk mengubah data mentah menjadi informasi pendukung pengambilan-keputusan perusahaan dan proses bisnis.

“Perangkat mata-mata perusahaan” ini dulunya hanya memiliki kemampuan pelaporan dasar, namun piranti BI terkini menawarkan tampilan terpadu dengan berbagai indikator operasional dan strategis perusahaan. Seringkali, piranti BI juga dilengkapi e-mail, yang fungsinya lebih kurang sama seperti “lampu peringatan.” Ketika para manajer mendapatkan pesan peringatan melalui e-mail – kapan dan di manapun ia berada – mereka bisa menggali informasi lebih dalam lagi untuk memastikan apakah unit bisnis tertentu berjalan sebagaimana mestinya. Apakah inventori barang dalam keadaan kritis? Apakah tingkat pelayanan pelanggannya menurun? Apakah ada pelanggan yang lari ke kompetitor ?

Dalam kondisi ekonomi yang sulit seperti sekarang ini, para CIO cenderung enggan mengucurkan uang, namun mereka tertarik pada BI. Dalam laporan Forrester Research tahun 2003 lalu terungkap bahwa 45 persen perusahaan yang disurvei berencana membeli piranti lunak BI tahun ini. Dengan perangkat BI yang ada sekarang, para pelaku bisnis bisa langsung menelusuri dan memilah-milah data sendiri, daripada harus menunggu divisi TI untuk mengolahnya. “Demokratisasi akses informasi” ini membantu para pengguna mendukung sejumlah keputusan bisnis yang selama ini dibuat hanya berdasarkan insting.

Aplikasi BI generasi baru rata-rata diklaim para vendornya bisa membantu perusahaan mendapatkan angka ROI (return on investment) yang impresif. BI kini digunakan untuk mencari ide-ide penghematan biaya, membuka peluang bisnis baru, mengolah data ERP menjadi laporan yang bisa diakses, cepat merespon peritel dan mengoptimalkan harga.

Selain itu, para CIO yang cenderung pelit, rela mengeluarkan uang untuk piranti lunak BI karena investasi yang dibutuhkan relatif kecil, namun payback-nya cepat, kata Larry Downes, konsultan strategi dan penulis buku “Unleashing the Killer App and The Strategy Machine.”

“ Data yang tak tergunakan (unused data) masih merupakan sumber terbesar produktivitas dan keunggulan kompetitif yang tak termanfaatkan di sebagian besar perusahaan,” ujarnya.

Keberhasilan implementasi BI tergantung pada seberapa bersih data yang akan diambil. Beberapa perusahaan begitu antusias terhadap BI, sehingga tanpa pikir panjang langsung membeli beberapa sistem sekaligus, yang tentu sangat sulit mengintegrasikannya, kata Laurie Orlov, analis Forrester.

Membantu pengambil keputusan

Selain mudah mengakses data, piranti lunak BI sangat mempengaruhi suatu proses negosiasi, yakni dengan memudahkan kuantifikasi nilai hubungan dengan pemasok maupun pelanggan utama.

Ambil contoh Motorola. Perusahaan ini berniat memotong harga pembelian sebesar 2 miliar dolar tahun 2002, karenanya dibutuhkan tampilan terpadu jaringan pemasok globalnya. Motorola menggunakan PowerAnalyzer buatan Informatica untuk menganalisis data pembelian guna memastikan para pembeli di seluruh dunia mendapatkan posisi negosiasi yang menguntungkan. Piranti ini secara otomatis memperingatkan pembeli ketika mereka sudah melampaui ambang pengeluaran, dimana perusahaan berhak mendapatkan diskon.

“Piranti ini memberitahu Anda bahwa pengeluaran 10.000 dolar berikutnya dari vendor berhak mendapatkan diskon 5 persen,” ujar Chet Phillips, direktur TI Motorola. “Ketika Anda menghadapi puluhan ribu vendor, bayangkan saja berapa penghematan yang bisa dihasilkan. Anda sudah tentu ingin informasi ini disampaikan ke Anda.”

Perusahaan juga menggunakan BI untuk menerima atau menolak suatu keputusan bisnis yang berani. “Seringkali, evaluasi berbagai peluang pertumbuhan didasarkan pada feeling, estimasi dan asumsi. Karena untuk memperoleh data yang pasti terlalu mahal dan memakan waktu,” ujar Wettemann. “BI memungkinkan Anda melihat angka-angka yang dibutuhkan secara cepat untuk membenarkan keputusan tersebut,” tambahnya.

Jelly Belly Candy, sebuah produsen gula-gula tahu benar bagaimana menjalani keputusan-keputusan bisnis yang berani. Namun, ketika penjualan anjlok paska peristiwa 11 September, perusahaan tersebut ingin lebih dari sekedar mengandalkan insting yang berani untuk mencari tahu penyebabnya.

“Karena kami hanya memiliki hitungan di atas kertas, kami tidak bisa menganalisis secara efisien apa yang tengah terjadi,” jelas Dan Rosman, direktur TI Jelly Belly. Dengan menggunakan BI, Jelly Belly bisa memastikan kecurigaannya bahwa banyak toko permen Mom-and-Pop – yang menyumbang setengah dari pendapatan perusahaannya – terpaksa tutup karena kalah bersaing dengan Target dan Wal-Mart. Ini membenarkan keputusan Jelly Belly untuk meningkatkan jumlah staf yang menangani pasar nasional dari empat menjadi 10 orang. Sementara bisnis di toko khusus anjlok 11 persen selama kurun waktu 2001 sampai 2003, bisnis secara nasional meningkat 17 persen.

Melacak produk dan penjualan terpanas

Di beberapa perusahaan, BI juga dimanfaatkan untuk mengelola inventori, seperti yang dilakukan TruServ. Perusahaan ritel alat-alat petukangan dan rumah tangga ini menggunakan piranti BI buatan Business Objects untuk mencari produk-produk yang sudah tersimpan di salah satu dari ke-14 gudangnya lebih dari 120 hari. Perusahaan ini mengumpankan informasi tersebut ke dalam piranti lunak supply chain buatan JDA Software Group, yang kemudian menarik produk ini dari pusat distribusi dan menjualnya ke toko-toko dengan harga lebih rendah.

Langkah ini membantu TruServ menghemat 50 juta dolar dari biaya inventori tahun 2002. Para manajer pemasaran di TruServ juga menggunakan piranti BI untuk mengetahui dimana promosi berjalan baik dan dengan cepat memindahkan produk ke pusat-pusat distribusi dari wilayah-wilayah dimana promosi tidak berjalan baik.

Para peritel juga menggunakan piranti BI untuk membantu mencari tahu produk mana yang sukses, mana yang berhasil tak lama setelah produk tersebut memasuki toko.
Belk, sebuah jaringan yang terdiri dari lebih 200 toserba, pertama kali berinvestasi pada piranti BI buatan Microstrategy tahun 1996. “Kami menyadari memiliki sangat banyak data, tetapi tidak memiliki sistem pelaporan yang baik,” ujar Roddy Kerr, CIO Belk.

Ketika perusahaan beralih dari pembelian untuk satu toko ke pembelian untuk seluruh rantai toserba, akses yang efisien ke data di sepanjang rantai menjadi sangat penting. Kini, Belk dapat merinci bagaimana penjualan produk, bentuk, ukuran dan warna tertentu.

Perusahaan mengirim lebih dari 400 e-mail per minggu ke mitra dagangnya, dan memberi laporan penjualan yang lengkap. Karena vendor pada dasarnya sepaham, sehingga memudahkan Belk menyesuaikan pesanan sesuai permintaan terkini.

“Kami memusatkan perhatian pada hal-hal seperti mana yang cepat dan lambat terjual, mana yang bisa lebih dioptimalkan dan mana yang tidak seharusnya terjadi, sehingga kami dapat mengetahuinya secara dini dan meminimalkan dampak negatifnya,” jelas Kerr. Piranti BI membuat Belk merasa nyaman melakukan pembelian partai besar. “BI membantu kami melihat apa yang bisa kita lakukan terhadap suatu item,” ujarnya.

Status pelanggan pun tak luput dari pantauan piranti BI. PT Semen Cibinong, salah satu produsen semen terbesar di Indonesia dengan jaringan ritel lebih dari 5.000 buah di pulau Jawa memanfaatkan piranti BI buatan Microsoft untuk mengetahui berapa jumlah kehilangan pelanggan dan berapa pelanggan baru yang berhasil digaet bulan ini. Informasi ini tidak sekedar ditampilkan secara umum, namun juga bisa dirinci berdasarkan wilayah teritorinya.

Data yang digunakan untuk menghasilkan informasi ini berasal dari sistem ERP, sementara untuk mendukung sistem informasi bagi karyawan dan sistem pengambilan keputusan eksekutif, produsen semen yang memiliki pabrik di Cibinong dan Cilacap ini memanfaatkan Microsoft SQL Server 2000 dan VisualStudio.NET. Untuk membuat laporan digunakan add-on Reporting Services.

Solusi ini, menurut Henri V. Nguyen, IT Manager PT Semen Cibinong Tbk. memberi perbedaan berarti dalam hal mengubah data pasar mentah menjadi informasi yang berguna. “Selain itu, solusi ini juga mudah digunakan dengan Web, dan terintegrasi dalam bentuk angka dan grafik,” tukasnya.

Implementasi BI di Semen Cibinong pun relatif mudah dan tidak memakan banyak waktu. Menurut Nugroho Laison, konsultan business intelligence yang menangani penggelaran sistem laporan BI untuk Semen Cibinong, pihaknya hanya membutuhkan sumber daya manusia tidak lebih dari lima orang. “Sementara lama proyeknya sendiri hanya lima hari,” tutur Nugroho.

Selain memantau pelanggan baru dan yang hilang, Semen Cibinong juga memanfaatkan solusi BI-nya untuk mengetahui informasi mengenai daftar peritel berikut rinciannya, volume pesanan berdasarkan produk maupun peritel. Yang tak kalah penting, pemantauan harga produk sejenis yang ditawarkan kompetitor.

Apapun yang diharapkan perusahaan dari penggelaran solusi BI, Wettemann menyarankan untuk tidak mematok target terlalu muluk. Tyler, CIO Quaker Chemical pun berpendapat sama, bahkan menyarankan membangun infrastruktur yang sederhana dulu.

“ Anda selalu bisa melakukan lebih dari apa yang bisa Anda lakukan, namun jangan pernah kurang dari apa yang bisa dilakukan,” ujarnya. Lebih baik membangun sesuatu yang sederhana, bisa dimanfaatkan para pengguna, dan biarkan mereka memberi tahu Anda, apa yang lebih mereka butuhkan, tutupnya.

Membuat data lebih bermakna

Untuk mengambil data yang tersimpan di sistem TI korporat, banyak perusahaan berpaling ke piranti lunak BI. “Kami melihat sejumlah perusahaan yang berinvestasi di ERP atau CRM, namun tidak mendapatkan hasil yang diharapkan,” ujar Rebecca Wettemann, vice president of research di Nucleus Research.
FiberMark North America misalnya, telah menghabiskan dana 4,5 juta dolar untuk piranti lunak ERP dari J.D. Edwards dan 3,5 juta dolar untuk piranti lunak database dari Oracle. “Biasanya, sistem ERP bisa mengumpulkan data, tapi laporan yang dihasilkan kadang tidak sepadan,” ujar Joel Taylor, direktur sistem informasi FiberMark. “Kami sudah begitu putus asa untuk bisa mendapatkan informasi yang bagus secara cepat.”

Akhirnya, Taylor mengeluarkan dana sekitar 75.000 dolar untuk QlikView – piranti lunak BI buatan QlikTech, yang mengambil data yang tersimpan di sistem ERP, spreadsheet Excel dan database Oracle dan Access, dan menyimpannya di RAM server.

Kini, alih-alih mencetak laporan bulanan setebal 1.000 halaman untuk masing-masing staf penjualan FiberMark yang berjumlah 29 orang, Taylor cukup mengajari mereka bagaimana mengakses data dari intranet korporat kapan saja mereka inginkan.

“Dengan sedikit latihan, mereka sudah bisa menguasainya,” tandas Taylor. “Kini mereka cukup mencetak empat halaman saja, bukannya 1.000.” Dari situ saja sistem ini sudah kembali modal dalam sembilan bulan karena penghematan kertas, toner, dan penggunaan printer. Namun, yang terpenting, para salespeople dan eksekutif bisa mempelajari data yang terbarui setiap hari.

7 Saran Sebelum Menggulirkan BI

Untuk memperoleh hasil optimal dari suatu solusi BI, Rebecca Wettemann, vice president of research, Nucleus Research, menyarankan tujuh aturan berikut:

  1. Pastikan data yang Anda miliki “bersih”.
  2. Latihlah calon pengguna secara efektif.
  3. Gelar solusi secara cepat, kemudian sesuaikan sambil jalan. Jangan habiskan waktu banyak untuk membangun sistem pelaporan yang sempurna, karena kebutuhan akan berubah sejalan perubahan bisnis. Sajikan laporan yang paling penting secara cepat, dan lakukan perubahan seperlunya.
  4. Ambil pendekatan terintegrasi untuk membangun data warehouse sejak awal. Pastikan Anda tidak terjebak pada strategi pengolahan data yang tidak bisa dikerjakan di kemudian hari.
  5. Tentukan secara jelas ROI dan keuntungan yang akan Anda peroleh, sebelum memulainya. Evaluasi pencapaian Anda setiap tiga atau enam bulan sekali.
  6. Pusatkan perhatian pada tujuan-tujuan bisnis.
  7. Jangan membeli piranti lunak BI hanya karena Anda merasa membutuhkannya. Gelarlah BI dengan pikiran bahwa ada angka-angka di luar sana yang perlu Anda temukan, dan secara kasar Anda tahu di mana angka itu berada.

• ci/cf/aa

http://www.ebizzasia.com/0215-2004/itc,0215,01.html

8 Tanggapan

  1. Very nice site! [url=http://apxoiey.com/qoaqyt/2.html]is it yours too[/url]

  2. Very nice site!

  3. Very nice site!

  4. You made some first rate points there. I regarded on the web for the issue and found most people will go along with along with your website.

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s

%d blogger menyukai ini: